4-Y Personvern

HMS dok.: 4-Y

RUTINER FOR PERSONVERN

§ 12.Bruk av fødselsnummer og andre entydige identifikasjonsmidler
Fødselsnummer og andre entydige identifikasjonsmidler kan bare behandles når det er saklig behov for sikker identifisering og metoden er nødvendig for å oppnå slik identifisering.

BRUK AV PERSONOPPLYSNINGER I HEIMEVASK

Er nødvendig med alle personopplysninger som navn, adresse, fødselsnummer, personnummer eller ID-nummer, telefonnummer, epostadresse ved ansettelse.

Viktig å vite den rette identiteten til de ansatte når de jobber hjemme hos private og bedrifter.

Og må vite personopplysninger til de ansatte fordi de må registreres på følgende steder:

  • Storebrands pensjons-/ forsikringsdekninger
  • HMS-Kort på vegne av Arbeidstilsynet
  • Visma eAccounting sitt lønnssystem
  • Altinn, skattekort

I tillegg gis personopplysninger til NDI norskkurssenter.
De ansatte godkjenner dette på forhånd.

ARKIV

  • Visma, Altinn, Storebrand, Arbeidstilsynets HMS-kort har sine godkjente arkiv.
  • Heimevask lokalt:
    De ansattes personopplysninger er lagret i dokumenter i arkivet på Dropbox og er passordbeskyttet.

Konkrete tiltak i Heimevask

  • Timelister til og fra ansatte – Krypteres med passord
  • Lønnsslipper – Krypteres med passord eller egen app for lønnsslipp på mobil som krever brukernavn og passord.
  • Kundelister – Krypteres med passord
  • Vaskekalendere – Krypteres med passord
  • Portrettbilder av ansatte – Må godkjennes av den ansatte før de kan brukes i intranett, nettside og facebook