HMS dok.: 4-Y
RUTINER FOR PERSONVERN
Personvernloven: – https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2018-06-15-38
Veileder: – https://www.datatilsynet.no/personvern-pa-ulike-omrader/personvern-pa-arbeidsplassen/
§ 12.Bruk av fødselsnummer og andre entydige identifikasjonsmidler
Fødselsnummer og andre entydige identifikasjonsmidler kan bare behandles når det er saklig behov for sikker identifisering og metoden er nødvendig for å oppnå slik identifisering.
BRUK AV PERSONOPPLYSNINGER I HEIMEVASK
Er nødvendig med alle personopplysninger som navn, adresse, fødselsnummer, personnummer eller ID-nummer, telefonnummer, epostadresse ved ansettelse.
Viktig å vite den rette identiteten til de ansatte når de jobber hjemme hos private og bedrifter.
Og må vite personopplysninger til de ansatte fordi de må registreres på følgende steder:
- Storebrands pensjons-/ forsikringsdekninger
- HMS-Kort på vegne av Arbeidstilsynet
- Visma eAccounting sitt lønnssystem
- Altinn, skattekort
I tillegg gis personopplysninger til NDI norskkurssenter.
De ansatte godkjenner dette på forhånd.
ARKIV
- Visma, Altinn, Storebrand, Arbeidstilsynets HMS-kort har sine godkjente arkiv.
- Heimevask lokalt:
De ansattes personopplysninger er lagret i dokumenter i arkivet på PC og er passordbeskyttet.
Konkrete tiltak i Heimevask
- Timelister til og fra ansatte – Krypteres med passord
- Lønnsslipper – Krypteres med passord eller egen app for lønnsslipp på mobil som krever brukernavn og passord.
- Kundelister – Krypteres med passord
- Vaskekalendere – Krypteres med passord
- Portrettbilder av ansatte – Må godkjennes av den ansatte før de kan brukes i intranett, nettside og facebook
