Internkontroll og rutiner for
Helse, Miljø og Sikkerhet i
Heimevask
Dato siste revisjon: 01.12.2022
Daglig leder: Anna Irene Vamre
HMS-ansvarlig: Sophie Helene Dombrowski
INNLEDNING
Eier/ daglig leder har det overordnede ansvar for å ta initiativ til, motivere og legge forholdene til rette for innføring og oppfølging av det systematiske HMS-arbeidet. Kartlegging, planlegging og oppfølging skjer i samarbeid med medarbeiderne i bedriften.
Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid består av fire elementer:
1. Å starte opp:
- Ta initiativ til å starte opp
- Informere og motivere
- Sette mål og beskrive ansvar og myndighet
- Organisere og planlegge gjennomføringen
2. Kartlegge:
- Kartlegge problemområder – foreta en risikoanalyse
- Kartlegge eksisterende rutiner for HMS
- Skaffe oversikt over aktuelle lover og forskrifter
- Systematisere og oppbevare dokumenter
3. Planlegge:
- Planlegge og prioritere tiltak
- Lage handlingsplan for gjennomføring
4. Gjennomføre – følge opp:
- Gjennomføre tiltak
- Rette opp feil og mangler
- Forbedringsarbeidet skal være en naturlig del av den daglige driften
- Kontinuerlig gjennomgang og oppfølging
Bruk av internkontrollsystemet
Internkontrollforskriften (FOR 1996-12-06 nr. 1127) sier følgende om hva internkontroll innebærer:
- Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten.
- Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer.
- Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.
- Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.
- Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt.
- Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.
- Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen.
- Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.
BEDRIFTEN
Fakta om bedriften
Bedriftens navn:
Heimevask (underselskap av FerdaTur AS)
Bransje:
Renhold
Daglig leder:
Anna Irene Vamre
Antall medarbeidere:
8 medarbeidere
De ansatte har arbeidsavtale, >>Se mer
Og lønn etter tariff, >> Se mer
HMS Dok: 1-A Info – Heimevask, >> Se mer
Bedriftens mål for HMS
Overordnet mål for HMS i Heimevask er et godt arbeidsmiljø som fremmer helse, trivsel og læring.
Et viktig mål for HMS arbeidet er å skape trygghet og sikkerhet i arbeidet, for egne ansatte og omgivelsene, og dessuten verne om miljø og helse.
Med HMS arbeidet ønsker Heimevask å forebygge:
- personulykke og helseskader
- skader på det indre og ytre miljø
- materielle skader
HMS-dokumentasjonen (inkludert Internkontrolldokumenter) er elektronisk tilgjengelig på Intranettsiden. HMS-dokumentasjon kan også sendes på epost ved forespørsel.
HMS dok.: 5-A Risikovurdering/ Risikoanalyse – Renhold >>Se mer
Vi har en egen avtale med bedriftshelsetjeneste. Avtalen inneholder en spesifisert oversikt over de oppgaver bedriftshelsetjenesten skal utføre for oss.
Mer info om SAGA BHT:
HMS dok.: 1-F-1 Bedriftshelsetjenesten i Heimevask >> Se mer
Arbeidsmiljølovens § 3-5 krever at arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. I tillegg skal medarbeiderne ha tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske HMS-arbeidet.
De ansatte får jevnlig kurs i HMS, og de nyansatte får informasjon om det viktigste innen HMS på et innføringskurs.
HMS dok.: 1-J_Kursbevis_DagligLeder >> Se mer
HMS dok.: 1-K_Kursbevis_Verneombud >> Se mer
Verneombud
Arbeidsmiljøloven § 6-1 sier at ved hver virksomhet som går inn under loven skal det velges verneombud. Virksomheter som har mindre enn 10 medarbeidere kan avtale skriftlig en annen ordning, herunder at det ikke skal være verneombud.
Vår bedrift har færre enn 10 medarbeidere og har valgt å ikke ha verneombud.
HMS dok.: 1-G Verneombud – Avtale om annen ordning >> Se mer
Innleie av tjenester
Vi leier ikke tjenester fra andre bedrifter pr i dag.
DE VIKTIGSTE HMS-AKTIVITETENE
| RUTINER | Hyppighet/ dato | Ansvarlig/ Deltakelse | Sign. OK |
| Regelmessige aktiviteter | |||
| Vernerunde | Årlig, Mars – Oktober | Sophie | |
| Medarbeidersamtale | Årlig, Mars – Oktober | Sophie / Egle | |
| Personalmøter | Hvert halvår, uke 15, 40 | Anna | |
| Valg av verneombud | Hvert 2. år, innen okt.-23 | Alle | |
| Gjennomgang av HMS-systemet | Årlig innen 1 mars | Anna / Sophie | |
| Oppdatering av lover og forskrifter | Årlig innen 1 mars | Anna / Sophie | |
| Kontinuerlige aktiviteter eller ved behov | |||
| Sykefraværsregistrering | Anna | ||
| Sykefraværsoppfølging | Anna | ||
| Risikovurdering | Årlig revisjon/ januar | Anna / Sophie | |
| Melding om skader og ulykker | Alle | ||
| Behandling av feil og mangler | Anna / Sophie / Egle | ||
| Opplæring | Anna / Sophie / Egle | ||
| Førstehjelpsutstyr | Egle | ||
| Innkjøp av maskiner | Anna | ||
| Innkjøp av kjemikalier | Alle |
HMS dok: 8-A Handlingsplan >> Se mer
Kartlegging og risikoanalyse
Vi har rutiner for å kartlegge og forbedre helse-, miljø- og sikkerhetsstandarden. Hensikten er å avdekke risiko, problemer, feil og mangler som ikke blir håndtert eller rettet opp straks.
Bedriftens medarbeidere og bedriftshelsetjeneste deltar aktivt i dette arbeidet.
På denne måten sikrer vi at ledelsen og medarbeiderne samarbeider om forhold som kan forbedres.
HMS-Dok: 5-A Risikoanalyse >> Se mer
HMS-Dokumenter: 6 Kartlegging >> Se mer
Risikoforhold
Både mellommenneskelige forhold, materielle verdier og ytre miljø vil være områder som vi må kartlegge når det gjelder risiko. Risikovurdering vil være en kontinuerlig måte å tenke sikkerhet på, og gjennomføres i tillegg når det har skjedd endringer som kan få betydning, som f. eks. innkjøp av maskiner og utstyr, ombygninger og flere nyansatte.
Vi kan starte med å stille noen enkle spørsmål for å danne oss et bilde av bedriftens risikoområder:
- Hva kan gå galt?
- Hva er sannsynligheten for at det skal skje?
- Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme ansatte i vår virksomhet?
- Hva kan vi gjøre for å hindre dette? Er de forholdsreglene som allerede er tatt tilstrekkelige, eller bør det ytterligere tiltak til?
- Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer?
Det er sannsynligheten for at noe skjer og hvor stor konsekvensen av hendelsen vil bli som sier oss noe om hvilken risiko det utgjør.
Hver maskin og arbeidsoppgave har vært vurdert med hensyn til risiko. Der det er erkjent særlig høy risiko, vil dette følges opp av rutiner og arbeidsinstrukser, som overvåking og bruk av personlig verneutstyr.
HMS-Dok: 5-A Risikoanalyse >> Se mer
Vernerunder
Vi gjennomfører vernerunder hver mars og november måned.
Vi bruker en egen sjekkliste, Se HMS dok.: 6-A_Sjekkliste_vernerunde >> Se mer
Det gås ekstra vernerunder dersom ledelsen, verneombud eller andre ønsker det. Funn fra vernerunden brukes for å vurdere risikoen på en bedre måte, og som innspill til handlingsplanen.
Handlingsplan og oppfølging
Prioritering og planlegging av tiltak gjøres etter kartleggingen. Forslag til forbedringer av rutiner og utstyr diskuteres og prioriteres. De som berøres av aktuelle tiltak bør delta i planleggingen. Vedtatte tiltak registreres i handlingsplanen.
Handlingsplanen inneholder hva som skal gjøres, av hvem og når. En person er ansvarlig for at handlingsplanen følges opp og at tidsfristene overholdes.
Ansvarlig for oppfølging av handlingsplan: Daglig leder og HMS-medarbeider
Våre handlingsplaner er et praktisk verktøy for å bli bedre og det viktigste beviset på at kravet om «systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid» tilfredsstilles!
HMS dok.: 8-A Handlingsplan >> Se mer
Hvordan feil og mangler rettes opp
Hvis våre rutiner ikke følges, og det oppstår uønskede hendelser, skal feilen om mulig rettes straks. Feil som ikke kan rettes straks, meldes til nærmeste leder. Utførte tiltak meldes og dokumenteres. Hensikten er å unngå at noe lignende skjer igjen.
Forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som blir berørt, og kan f.eks. være innskjerping av rutiner, klarere ansvarsforhold eller tekniske forbedringer. Tiltak registreres.
HMS dok.: 7-A Avviksskjema >> Se mer
Årlig gjennomgang
Daglig leder, sammen med alle ansatte eller representanter for de ansatte, gjennomgår vårt helse-, miljø og sikkerhetsarbeid årlig. Dette skjer i samarbeid med bedriftshelsetjenesten.
Se HMS dok.: 9-A_Årlig-Gjennomgang >> Se mer
Bedriftens dokumentasjon gjennomgås punkt for punkt. Hensikten er å se om det som er skrevet stemmer overens med virkeligheten. Forhold som må rettes opp, føres opp i handlingsplanen.
Gjennomgangen foretas hvert år innen 1 mars
RUTINER I HEIMEVASK
4-A_Grunnopplæring-nyansatte
4-B_Opplæring-ansatte-HMS
4-C_Ergonomikurs-BHT
4-C_Ergonomikurs-Veiledning
4-D_Opplæring-ansatte-renhold
4-E-1_Norskkurs_Ansatte
4-E-2_Norskkurs_Regler
4-F_Avviksregistrering
4-G_Nøkler
4-H_HMS-kort
4-I_Sykefravær
4-I-2_Egenmelding
4-J_Helsekontroll
4-K_Brannrutiner
4-L_Førstehjelp
4-M_Datablad
4-N_Avfallshåndtering
4-O_Kjemikalier
4-P-1_Smittefare_Ekstremvask
4-P-2_Korona
4-P-2-a_Korona_Smittevernveileder
4-P-2-b_Korona_Rengjøring_Desinfeksjon
4-Q_Innbruddsalarm hos kunde
4-R_Timebruk-Endringer
4-S_Låse-dører
4-T_Ferie
4-U_Arbeidstid
4-V_Tømming av vaskebøtta
4-W_Spray-Rengjøringsmidler
4-X_Varsling
4-Y_Personvern
4-Z_Vindusvask_kuldegrader
4-Æ_Låst dør
INFORMASJON, OPPLÆRING OG SAMARBEID
FASTE MØTER
Personalmøter:
2 ganger årlig, vår og høst
Møter – Daglig leder og HMS ansvarlig/ Verneombud:
4 ganger årlig, februar, april og september og november. Ellers etter behov
Sosiale møter:
2 ganger årlig, julebord desember og sommer mai – juni
OPPLÆRING
Introduksjonsmøte – Nyansatte:
Når nye ansatte starter
Opplæring HMS – HMS-ansvarlig / Verneombud:
En gang ved oppstart og senere etter behov
Opplæring HMS – ansatte:
En gang pr år, mai
Opplæring renhold – ansatte:
Etter behov
Førstehjelpskurs – ansatte:
Av BHT, etter behov
Ergonomikurs:
Av BHT eller HMS ansvarlig / Verneombud, 1 gang hvert år
PSYKOSOSIALE RUTINER
REGISTRERING OG OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR
Ifølge Folketrygdlovens § 25-2 første ledd har enhver arbeidsgiver plikt til å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Sykefraværet registreres slik at vi kan vurdere hva som kan forbedres for å unngå skader og sykdom. Registreringen gir også en oversikt over hvilke kostnader sykefraværet påfører bedriften.
Registrering av sykefravær utføres av: Daglig leder
Oppfølging av de sykmeldte følger faste rutiner. Alle medarbeidere skal vite at vi tar godt vare på hverandre, og har tett og personlig oppfølging.
Alle ansatte må melde fravær til daglig leder.
VURDERING AV TILTAK FOR FYSISK AKTIVITET
Vi vurderer behov for fysisk aktivitet i samråd med HMS-ansvarlig / verneombud og våre ansatte. BHT gir faglige råd og veiledning til mulige tiltak.
TILRETTELEGGING AV ARBEIDET
Vi sørger for at arbeidet tilrettelegges på en slik måte at ensidig gjentagende arbeid kan reduseres mest mulig. Det vurderes fortløpende om det er nødvendig med endringer i arbeidsstillinger, endringer av arbeidsmengden og tempoet. Andre mulige tiltak blir vurdert i samråd med bedriftshelsetjenesten.
MEDARBEIDERSAMTALER
Vi gjennomfører medarbeidersamtaler hvert år.
Det brukes et fast oppsett for hva som skal diskuteres.
Medarbeidersamtalene gjennomføres av: Sophie
KONFLIKTHÅNDTERING
Konflikter kan oppstå i alle bedrifter. Alle ansatte skal føle seg sikker på at man blir tatt godt vare på ved en konflikt, slik at konflikten ikke fører til upåregnelig belastning. De som er involverte i en konflikt kan søke råd og veiledning hos bedriftshelsetjenesten, eller hos Sophie og Egle. Går konflikten ut over arbeidet eller helsen, iverksetter vi nødvendige tiltak.
MOBBING
Vi har ikke toleranse for mobbing, trakassering eller annen utilbørlig eller ukameratslig opptreden i vår bedrift. Den som opplever seg mobbet skal varsle om dette til Sophie, Egle eller Anna. Anna skal foreta en vurdering om hvilke tiltak som vil være best egnet, og sammen med Sophie, Egle og øvrige ansatte, se til at mobbeforholdet opphører.
VARSLING
Vi mener varsling (å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det) er bra for bedriften og for samfunnet, fordi kritikkverdige forhold kan rettes opp. Den enkelte ansatte oppfordres til å varsle om slike forhold, og har plikt til å varsle om kriminelle forhold og om forhold der liv og helse er i fare.
HMS dok.: 4-X. Varsling
>> Se mer
FYSISKE FORHOLD og BEREDSKAP
PERSONLIG VERNEUTSTYR
Alle medarbeidere har tilgang til personlig verneutstyr (PVU) og er informert om når, hvor og hvordan det skal brukes. Mangelfull bruk av personlig verneutstyr vil medføre reaksjoner. Se forslag til instruks.
Opplæring og kontroll utføres av: Sophie og Daglig leder
INNKJØP AV MASKINER OG UTSTYR
Ved innkjøp av maskiner og utstyr tar vi de ansatte og verneombudet (og i særlige tilfeller også bedriftshelsetjenesten) med på råd.
Alt utstyr skal være CE-merket, og ellers være i samsvar med nye forskrift, tekniske og ergonomiske krav.
FØRSTEHJELPSUTSTYR
Førstehjelpsutstyr er til enhver tid komplett i henhold til oppsatt liste. De ansatte har gjennomgått en enkel opplæring.
De nyansatte får utdelt en bag med bl.a. førstehjelpsutstyr.
De ansatte må si ifra til Egle når de trenger noe nytt utstyr.
ULYKKER OG SKADER
Ulykker som medfører alvorlig personskade, skal straks meldes til Politi og Arbeidstilsynet. Ulykker og brann med elektrisk årsak skal meldes til det lokale el-tilsyn. Ved alle skader skal det sendes skademeldingsskjema til det lokale NAV-kontoret.
Melding om skader og ulykker utføres av: Daglig leder
BEREDSKAP
Den som oppdager brann eller ulykke, varsler øvrige ansatte. Brannvesen, politi og ambulanse varsles etter behov. Rednings- og slukkingsarbeidet startes i samsvar med gitt opplæring inntil politi/ brannvesen kommer. Ved personskade gis førstehjelp. Alle ansatte følger branninstruksen.
TELEFONLISTE
Forbindelser som er nyttige i forbindelse med helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet:
| Nettside | Telefon | Epost | Kontaktperson | |
| Brannvesenet: | Nødnummer: 110 |
| Politiet: | Nødnummer: 112 | Telefon 02800 | Telefon: 33 34 44 00 |
| Kongsberg sykehus: | Nødnummer: 113 | Sentralbord: 03525 eller 32 72 55 00 |
| Kongsberg legevakt: | 32 77 06 30 |
| Regionalt Verneombud: | Mutch, Steve: Steve.Mutch@rvohrr.no | 454 02 381 |
| Arbeidstilsynet: | www.arbeidstilsynet.no | Telefon: 73 19 97 00 |
| Annet: |
INTRODUKSJONSPROGRAM FOR NYANSATTE
Alle nyansatte må først signere arbeidsavtale og taushetsplikt og sende til daglig leder. Samtidig får de ansatte informasjon om lønn og arbeidsbeskrivelser.
Egle er ansvarlig for å ha et møte med nyansatte så snart som mulig etter at de har begynt i Heimevask.
Egle gjennomgår:
- Presentasjon av Heimevask
- HMS generelt, hvor de finner HMS dokumentasjon
- Gjennomgang av de viktigste sikkerhetsrutinene og risikoanalyser
- Gjennomgang av arbeidsoppgaver / arbeidsbeskrivelser
- Informasjon om bruk av såpe / kjemikalier
- Utdeling av en bag med Førstehjelpsutstyr, Vernehansker, Ansiktsmasker
EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET
Denne bekreftelsen gjelder for: Heimevask
Adresse: Krags gate 12 B, 3616 Kongsberg
Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften)
Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter.
Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.
Sted: Kongsberg Dato: 01.12.2022
Daglig leder Anna Irene Vamre
(sign.)
Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.
Sted: Kongsberg Dato: 01.12.2022
Representant for de ansatte Sophie Helene Dombrowski
(sign.)
HMS DOKUMENTER I HEIMEVASK
