Internkontroll

• INNLEDNING
  • Bruk av internkontrollsystemet
• BEDRIFTEN
  • Fakta om bedriften
  • Bedriftens mål for HMS
  • Bedriftens risikoområder
  • Bedriftshelsetjeneste (BHT)
  • Forsikring
  • HMS-opplæring
  • Verneombud
  • Innleie av tjenester
  • De viktigste HMS-aktivitetene
• HVORDAN BLI BEDRE?
  • Kartlegging og risikoanalyse
  • Risikoforhold
  • Vernerunder
  • Handlingsplan og oppfølging
  • Hvordan feil og mangler rettes opp
  • Årlig gjennomgang

INNLEDNING

Eier/ daglig leder har det overordnede ansvar for å ta initiativ til, motivere og legge forholdene til rette for innføring og oppfølging av det systematiske HMS-arbeidet. Kartlegging, planlegging og oppfølging skjer i samarbeid med medarbeiderne i bedriften.

Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid består av fire elementer:

1. Å starte opp:

• Ta initiativ til å starte opp
• Informere og motivere
• Sette mål og beskrive ansvar og myndighet
• Organisere og planlegge gjennomføringen

2. Kartlegge:

• Kartlegge problemområder – foreta en risikoanalyse
• Kartlegge eksisterende rutiner for HMS
• Skaffe oversikt over aktuelle lover og forskrifter
• Systematisere og oppbevare dokumenter

3. Planlegge:

• Planlegge og prioritere tiltak
• Lage handlingsplan for gjennomføring

4. Gjennomføre – følge opp:

• Gjennomføre tiltak
• Rette opp feil og mangler
• Forbedringsarbeidet skal være en naturlig del av den daglige driften
• Kontinuerlig gjennomgang og oppfølging

Bruk av internkontrollsystemet

Internkontrollforskriften (FOR 1996-12-06 nr. 1127) sier følgende om hva internkontroll innebærer:

• Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten.
• Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer.
• Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.
• Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.
• Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt.

• Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.
• Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen.
• Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.

Bedriftens risikoområder

HMS dok.: 5-A Risikovurdering/ Risikoanalyse – Renhold   >>Se mer

Bedriftshelsetjeneste (BHT)

Vi har en egen avtale med bedriftshelsetjeneste. Avtalen inneholder en spesifisert oversikt over de oppgaver bedriftshelsetjenesten skal utføre for oss.

HMS dok.: 1-F-1 Bedriftshelsetjenesten i Heimevask   >> Se mer

HMS dok.: 1-F-2 BHT Samarbeidsplan 2022   >> Se mer

Verneombud

Arbeidsmiljøloven § 6-1 sier at ved hver virksomhet som går inn under loven skal det velges verneombud. Virksomheter som har mindre enn 10 medarbeidere kan avtale skriftlig en annen ordning, herunder at det ikke skal være verneombud.

Vår bedrift har færre enn 10 medarbeidere og har valgt å ikke ha verneombud.

HMS dok.: 1-G Verneombud – Avtale om annen ordning >> Se mer

Innleie av tjenester

Vi leier ikke tjenester fra andre bedrifter pr i dag.

DE VIKTIGSTE HMS-AKTIVITETENE

Kartlegging og risikoanalyse

Vi har rutiner for å kartlegge og forbedre helse-, miljø- og sikkerhetsstandarden. Hensikten er å avdekke risiko, problemer, feil og mangler som ikke blir håndtert eller rettet opp straks.

Bedriftens medarbeidere og bedriftshelsetjeneste deltar aktivt i dette arbeidet.

På denne måten sikrer vi at ledelsen og medarbeiderne samarbeider om forhold som kan forbedres.

HMS-Dok: 5-A Risikoanalyse >> Se mer

HMS-Dokumenter: 6 Kartlegging >> Se mer

Risikoforhold

Både mellommenneskelige forhold, materielle verdier og ytre miljø vil være områder som vi må kartlegge når det gjelder risiko. Risikovurdering vil være en kontinuerlig måte å tenke sikkerhet på, og gjennomføres i tillegg når det har skjedd endringer som kan få betydning, som f. eks. innkjøp av maskiner og utstyr, ombygninger og flere nyansatte.

Vi kan starte med å stille noen enkle spørsmål for å danne oss et bilde av bedriftens risikoområder:

• Hva kan gå galt?
• Hva er sannsynligheten for at det skal skje?
• Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme ansatte i vår virksomhet?
• Hva kan vi gjøre for å hindre dette? Er de forholdsreglene som allerede er tatt tilstrekkelige, eller bør det ytterligere tiltak til?
• Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer?

Det er sannsynligheten for at noe skjer og hvor stor konsekvensen av hendelsen vil bli som sier oss noe om hvilken risiko det utgjør.

Hver maskin og arbeidsoppgave har vært vurdert med hensyn til risiko. Der det er erkjent særlig høy risiko, vil dette følges opp av rutiner og arbeidsinstrukser, som overvåking og bruk av personlig verneutstyr.

HMS-Dok: 5-A Risikoanalyse >> Se mer

Vernerunder

Vi gjennomfører vernerunder hver mars og november måned.

Vi bruker en egen sjekkliste, Se HMS dok.: 6-A_Sjekkliste_vernerunde   >> Se mer

Det gås ekstra vernerunder dersom ledelsen, verneombud eller andre ønsker det. Funn fra vernerunden brukes for å vurdere risikoen på en bedre måte, og som innspill til handlingsplanen.

Handlingsplan og oppfølging

Prioritering og planlegging av tiltak gjøres etter kartleggingen. Forslag til forbedringer av rutiner og utstyr diskuteres og prioriteres. De som berøres av aktuelle tiltak bør delta i planleggingen. Vedtatte tiltak registreres i handlingsplanen.

Handlingsplanen inneholder hva som skal gjøres, av hvem og når. En person er ansvarlig for at handlingsplanen følges opp og at tidsfristene overholdes.

Ansvarlig for oppfølging av handlingsplan: Daglig leder og HMS-medarbeider

Våre handlingsplaner er et praktisk verktøy for å bli bedre og det viktigste beviset på at kravet om «systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid» tilfredsstilles!

HMS dok.: 8-A Handlingsplan >> Se mer

Hvordan feil og mangler rettes opp

Hvis våre rutiner ikke følges, og det oppstår uønskede hendelser, skal feilen om mulig rettes straks. Feil som ikke kan rettes straks, meldes til nærmeste leder. Utførte tiltak meldes og dokumenteres. Hensikten er å unngå at noe lignende skjer igjen.

Forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som blir berørt, og kan f.eks. være innskjerping av rutiner, klarere ansvarsforhold eller tekniske forbedringer. Tiltak registreres.

HMS dok.: 7-A Avviksskjema >> Se mer