Internkontroll

Internkontroll og rutiner for
Helse, Miljø og Sikkerhet i
Heimevask

Dato siste revisjon: 01.12.2022
Daglig leder: Anna Irene Vamre
HMS-ansvarlig: Sophie Helene Dombrowski

INNLEDNING

Eier/ daglig leder har det overordnede ansvar for å ta initiativ til, motivere og legge forholdene til rette for innføring og oppfølging av det systematiske HMS-arbeidet. Kartlegging, planlegging og oppfølging skjer i samarbeid med medarbeiderne i bedriften.

Systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid består av fire elementer:

1. Å starte opp:

  • Ta initiativ til å starte opp
  • Informere og motivere
  • Sette mål og beskrive ansvar og myndighet
  • Organisere og planlegge gjennomføringen

2. Kartlegge:

  • Kartlegge problemområder – foreta en risikoanalyse
  • Kartlegge eksisterende rutiner for HMS
  • Skaffe oversikt over aktuelle lover og forskrifter
  • Systematisere og oppbevare dokumenter

3. Planlegge:

  • Planlegge og prioritere tiltak
  • Lage handlingsplan for gjennomføring

4. Gjennomføre – følge opp:

  • Gjennomføre tiltak
  • Rette opp feil og mangler
  • Forbedringsarbeidet skal være en naturlig del av den daglige driften
  • Kontinuerlig gjennomgang og oppfølging

Bruk av internkontrollsystemet

Internkontrollforskriften (FOR 1996-12-06 nr. 1127) sier følgende om hva internkontroll innebærer:

  • Sørge for at de lover og forskrifter i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen som gjelder for virksomheten er tilgjengelig, og ha oversikt over de krav som er av særlig viktighet for virksomheten.
  • Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskaper og ferdigheter i det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, herunder informasjon om endringer.
  • Sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes.
  • Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet.
  • Ha oversikt over virksomhetens organisasjon, herunder hvordan ansvar, oppgaver og myndighet for arbeidet med helse, miljø og sikkerhet er fordelt.
  • Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene.
  • Iverksette rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av krav fastsatt i eller i medhold av helse-, miljø- og sikkerhets- lovgivningen.
  • Foreta systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt.

BEDRIFTEN

Fakta om bedriften

Bedriftens navn:
Heimevask (underselskap av FerdaTur AS)

Bransje:
Renhold

Daglig leder:
Anna Irene Vamre

Antall medarbeidere:
8 medarbeidere

De ansatte har arbeidsavtale,  >>Se mer

Og lønn etter tariff,  >> Se mer

HMS Dok: 1-A Info – Heimevask,  >> Se mer

Bedriftens mål for HMS

Overordnet mål for HMS i Heimevask er et godt arbeidsmiljø som fremmer helse, trivsel og læring.

Et viktig mål for HMS arbeidet er å skape trygghet og sikkerhet i arbeidet, for egne ansatte og omgivelsene, og dessuten verne om miljø og helse.

Med HMS arbeidet ønsker Heimevask å forebygge:

  • personulykke og helseskader
  • skader på det indre og ytre miljø
  • materielle skader

HMS-dokumentasjonen (inkludert Internkontrolldokumenter) er elektronisk tilgjengelig på Intranettsiden. HMS-dokumentasjon kan også sendes på epost ved forespørsel.

HMS dok.: 5-A Risikovurdering/ Risikoanalyse – Renhold   >>Se mer

Vi har en egen avtale med bedriftshelsetjeneste. Avtalen inneholder en spesifisert oversikt over de oppgaver bedriftshelsetjenesten skal utføre for oss.

Mer info om SAGA BHT:

HMS dok.: 1-F-1 Bedriftshelsetjenesten i Heimevask   >> Se mer

Forsikring

I henhold til lov om yrkesskadeforsikring for bedriftens medarbeidere har vi tegnet yrkesskadeforsikring hos Ibis Forsikring

HMS dok.: 1-H-1 Info forsikringer i Heimevask   >> Se mer

HMS dok.: 1-H-2 Info Yrkesskadeforsikring   >> Se mer

Arbeidsmiljølovens § 3-5 krever at arbeidsgiver skal gjennomgå opplæring i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid. I tillegg skal medarbeiderne ha tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter i det systematiske HMS-arbeidet.

De ansatte får jevnlig kurs i HMS, og de nyansatte får informasjon om det viktigste innen HMS på et innføringskurs.

HMS dok.: 1-J_Kursbevis_DagligLeder >> Se mer

HMS dok.: 1-K_Kursbevis_Verneombud >> Se mer

Verneombud

Arbeidsmiljøloven § 6-1 sier at ved hver virksomhet som går inn under loven skal det velges verneombud. Virksomheter som har mindre enn 10 medarbeidere kan avtale skriftlig en annen ordning, herunder at det ikke skal være verneombud.

Vår bedrift har færre enn 10 medarbeidere og har valgt å ikke ha verneombud.

HMS dok.: 1-G Verneombud – Avtale om annen ordning >> Se mer

Innleie av tjenester

Vi leier ikke tjenester fra andre bedrifter pr i dag.

DE VIKTIGSTE HMS-AKTIVITETENE

RUTINERHyppighet/ datoAnsvarlig/ DeltakelseSign. OK
Regelmessige aktiviteter   
VernerundeÅrlig, Mars – OktoberSophie 
MedarbeidersamtaleÅrlig, Mars – OktoberSophie / Egle 
PersonalmøterHvert halvår, uke 15, 40Anna  
Valg av verneombudHvert 2. år, innen okt.-23Alle 
Gjennomgang av HMS-systemetÅrlig innen 1 marsAnna / Sophie 
Oppdatering av lover og forskrifterÅrlig innen 1 marsAnna / Sophie 
Kontinuerlige aktiviteter
eller ved behov
   
Sykefraværsregistrering Anna 
Sykefraværsoppfølging Anna 
RisikovurderingÅrlig revisjon/ januarAnna / Sophie 
Melding om skader og ulykker   Alle 
Behandling av feil og mangler Anna / Sophie / Egle 
Opplæring Anna / Sophie / Egle 
Førstehjelpsutstyr Egle 
Innkjøp av maskiner Anna 
Innkjøp av kjemikalier Alle 

HMS dok: 8-A Handlingsplan  >> Se mer

Kartlegging og risikoanalyse

Vi har rutiner for å kartlegge og forbedre helse-, miljø- og sikkerhetsstandarden. Hensikten er å avdekke risiko, problemer, feil og mangler som ikke blir håndtert eller rettet opp straks.

Bedriftens medarbeidere og bedriftshelsetjeneste deltar aktivt i dette arbeidet.

På denne måten sikrer vi at ledelsen og medarbeiderne samarbeider om forhold som kan forbedres.

HMS-Dok: 5-A Risikoanalyse >> Se mer

HMS-Dokumenter: 6 Kartlegging >> Se mer

Risikoforhold

Både mellommenneskelige forhold, materielle verdier og ytre miljø vil være områder som vi må kartlegge når det gjelder risiko. Risikovurdering vil være en kontinuerlig måte å tenke sikkerhet på, og gjennomføres i tillegg når det har skjedd endringer som kan få betydning, som f. eks. innkjøp av maskiner og utstyr, ombygninger og flere nyansatte.

Vi kan starte med å stille noen enkle spørsmål for å danne oss et bilde av bedriftens risikoområder:

  • Hva kan gå galt?
  • Hva er sannsynligheten for at det skal skje?
  • Hvilke negative forhold, skader og ulykker kan ramme ansatte i vår virksomhet?
  • Hva kan vi gjøre for å hindre dette? Er de forholdsreglene som allerede er tatt tilstrekkelige, eller bør det ytterligere tiltak til?
  • Hva kan vi gjøre for å redusere konsekvensene hvis noe skjer?

Det er sannsynligheten for at noe skjer og hvor stor konsekvensen av hendelsen vil bli som sier oss noe om hvilken risiko det utgjør.

Hver maskin og arbeidsoppgave har vært vurdert med hensyn til risiko. Der det er erkjent særlig høy risiko, vil dette følges opp av rutiner og arbeidsinstrukser, som overvåking og bruk av personlig verneutstyr.

HMS-Dok: 5-A Risikoanalyse >> Se mer

Vernerunder

Vi gjennomfører vernerunder hver mars og november måned.

Vi bruker en egen sjekkliste, Se HMS dok.: 6-A_Sjekkliste_vernerunde   >> Se mer

Det gås ekstra vernerunder dersom ledelsen, verneombud eller andre ønsker det. Funn fra vernerunden brukes for å vurdere risikoen på en bedre måte, og som innspill til handlingsplanen.

Handlingsplan og oppfølging

Prioritering og planlegging av tiltak gjøres etter kartleggingen. Forslag til forbedringer av rutiner og utstyr diskuteres og prioriteres. De som berøres av aktuelle tiltak bør delta i planleggingen. Vedtatte tiltak registreres i handlingsplanen.

Handlingsplanen inneholder hva som skal gjøres, av hvem og når. En person er ansvarlig for at handlingsplanen følges opp og at tidsfristene overholdes.

Ansvarlig for oppfølging av handlingsplan: Daglig leder og HMS-medarbeider

Våre handlingsplaner er et praktisk verktøy for å bli bedre og det viktigste beviset på at kravet om «systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid» tilfredsstilles!

HMS dok.: 8-A Handlingsplan >> Se mer

Hvordan feil og mangler rettes opp

Hvis våre rutiner ikke følges, og det oppstår uønskede hendelser, skal feilen om mulig rettes straks. Feil som ikke kan rettes straks, meldes til nærmeste leder. Utførte tiltak meldes og dokumenteres. Hensikten er å unngå at noe lignende skjer igjen.

Forslag til forbedringer vurderes i samarbeid med dem som blir berørt, og kan f.eks. være innskjerping av rutiner, klarere ansvarsforhold eller tekniske forbedringer. Tiltak registreres.

HMS dok.: 7-A Avviksskjema >> Se mer

Årlig gjennomgang

Daglig leder, sammen med alle ansatte eller representanter for de ansatte, gjennomgår vårt helse-, miljø og sikkerhetsarbeid årlig. Dette skjer i samarbeid med bedriftshelsetjenesten.

Se HMS dok.: 9-A_Årlig-Gjennomgang >> Se mer

Bedriftens dokumentasjon gjennomgås punkt for punkt.  Hensikten er å se om det som er skrevet stemmer overens med virkeligheten. Forhold som må rettes opp, føres opp i handlingsplanen.

Gjennomgangen foretas hvert år innen 1 mars

INFORMASJON, OPPLÆRING OG SAMARBEID

FASTE MØTER

Personalmøter:
2 ganger årlig, vår og høst

Møter – Daglig leder og HMS ansvarlig/ Verneombud:
4 ganger årlig, februar, april og september og november. Ellers etter behov

Sosiale møter:
2 ganger årlig, julebord desember og sommer mai – juni

OPPLÆRING

Introduksjonsmøte – Nyansatte:
Når nye ansatte starter

Opplæring HMS – HMS-ansvarlig / Verneombud:
En gang ved oppstart og senere etter behov

Opplæring HMS – ansatte:
En gang pr år, mai

Opplæring renhold – ansatte:
Etter behov

Førstehjelpskurs – ansatte:
Av BHT, etter behov

Ergonomikurs:
Av BHT eller HMS ansvarlig / Verneombud, 1 gang hvert år

PSYKOSOSIALE RUTINER

REGISTRERING OG OPPFØLGING AV SYKEFRAVÆR

Ifølge Folketrygdlovens § 25-2 første ledd har enhver arbeidsgiver plikt til å føre statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. Sykefraværet registreres slik at vi kan vurdere hva som kan forbedres for å unngå skader og sykdom. Registreringen gir også en oversikt over hvilke kostnader sykefraværet påfører bedriften.

Registrering av sykefravær utføres av: Daglig leder

Oppfølging av de sykmeldte følger faste rutiner. Alle medarbeidere skal vite at vi tar godt vare på hverandre, og har tett og personlig oppfølging.

Alle ansatte må melde fravær til daglig leder.

VURDERING AV TILTAK FOR FYSISK AKTIVITET

Vi vurderer behov for fysisk aktivitet i samråd med HMS-ansvarlig / verneombud og våre ansatte. BHT gir faglige råd og veiledning til mulige tiltak.

TILRETTELEGGING AV ARBEIDET

Vi sørger for at arbeidet tilrettelegges på en slik måte at ensidig gjentagende arbeid kan reduseres mest mulig. Det vurderes fortløpende om det er nødvendig med endringer i arbeidsstillinger, endringer av arbeidsmengden og tempoet. Andre mulige tiltak blir vurdert i samråd med bedriftshelsetjenesten.

MEDARBEIDERSAMTALER

Vi gjennomfører medarbeidersamtaler hvert år.
Det brukes et fast oppsett for hva som skal diskuteres.
Medarbeidersamtalene gjennomføres av: Sophie

KONFLIKTHÅNDTERING

Konflikter kan oppstå i alle bedrifter. Alle ansatte skal føle seg sikker på at man blir tatt godt vare på ved en konflikt, slik at konflikten ikke fører til upåregnelig belastning. De som er involverte i en konflikt kan søke råd og veiledning hos bedriftshelsetjenesten, eller hos Sophie og Egle. Går konflikten ut over arbeidet eller helsen, iverksetter vi nødvendige tiltak.

MOBBING

Vi har ikke toleranse for mobbing, trakassering eller annen utilbørlig eller ukameratslig opptreden i vår bedrift. Den som opplever seg mobbet skal varsle om dette til Sophie, Egle eller Anna. Anna skal foreta en vurdering om hvilke tiltak som vil være best egnet, og sammen med Sophie, Egle og øvrige ansatte, se til at mobbeforholdet opphører.

VARSLING

Vi mener varsling (å gå videre med kritikkverdige forhold til noen som kan gjøre noe med det) er bra for bedriften og for samfunnet, fordi kritikkverdige forhold kan rettes opp. Den enkelte ansatte oppfordres til å varsle om slike forhold, og har plikt til å varsle om kriminelle forhold og om forhold der liv og helse er i fare.

HMS dok.: 4-X. Varsling
>> Se mer

FYSISKE FORHOLD og BEREDSKAP

PERSONLIG VERNEUTSTYR

Alle medarbeidere har tilgang til personlig verneutstyr (PVU) og er informert om når, hvor og hvordan det skal brukes. Mangelfull bruk av personlig verneutstyr vil medføre reaksjoner. Se forslag til instruks.

Opplæring og kontroll utføres av: Sophie og Daglig leder

INNKJØP AV MASKINER OG UTSTYR

Ved innkjøp av maskiner og utstyr tar vi de ansatte og verneombudet (og i særlige tilfeller også bedriftshelsetjenesten) med på råd.

Alt utstyr skal være CE-merket, og ellers være i samsvar med nye forskrift, tekniske og ergonomiske krav.

FØRSTEHJELPSUTSTYR

Førstehjelpsutstyr er til enhver tid komplett i henhold til oppsatt liste. De ansatte har gjennomgått en enkel opplæring.

De nyansatte får utdelt en bag med bl.a. førstehjelpsutstyr.

De ansatte må si ifra til Egle når de trenger noe nytt utstyr.

ULYKKER OG SKADER

Ulykker som medfører alvorlig personskade, skal straks meldes til Politi og Arbeidstilsynet. Ulykker og brann med elektrisk årsak skal meldes til det lokale el-tilsyn. Ved alle skader skal det sendes skademeldingsskjema til det lokale NAV-kontoret.

Melding om skader og ulykker utføres av: Daglig leder

BEREDSKAP

Den som oppdager brann eller ulykke, varsler øvrige ansatte. Brannvesen, politi og ambulanse varsles etter behov. Rednings- og slukkingsarbeidet startes i samsvar med gitt opplæring inntil politi/ brannvesen kommer. Ved personskade gis førstehjelp. Alle ansatte følger branninstruksen.

TELEFONLISTE

Forbindelser som er nyttige i forbindelse med helse-, miljø og sikkerhetsarbeidet:

 Nettside | Telefon | Epost | Kontaktperson
Brannvesenet:Nødnummer: 110
Politiet:Nødnummer: 112 | Telefon 02800 | Telefon: 33 34 44 00
Kongsberg sykehus:Nødnummer: 113 | Sentralbord: 03525 eller 32 72 55 00
Kongsberg legevakt:32 77 06 30
Regionalt Verneombud:Mutch, Steve: Steve.Mutch@rvohrr.no | 454 02 381
Arbeidstilsynet:www.arbeidstilsynet.no | Telefon: 73 19 97 00
Annet: 

LOVER OG FORSKRIFTER

HMS Heimevask

Lover og Forskrifter

>> Se mer

INTRODUKSJONSPROGRAM FOR NYANSATTE

Alle nyansatte må først signere arbeidsavtale og taushetsplikt og sende til daglig leder. Samtidig får de ansatte informasjon om lønn og arbeidsbeskrivelser.

Egle er ansvarlig for å ha et møte med nyansatte så snart som mulig etter at de har begynt i Heimevask.

Egle gjennomgår:

  • Presentasjon av Heimevask
  • HMS generelt, hvor de finner HMS dokumentasjon
  • Gjennomgang av de viktigste sikkerhetsrutinene og risikoanalyser
  • Gjennomgang av arbeidsoppgaver / arbeidsbeskrivelser
  • Informasjon om bruk av såpe / kjemikalier
  • Utdeling av en bag med Førstehjelpsutstyr, Vernehansker, Ansiktsmasker

EGENERKLÆRING OM HELSE, MILJØ OG SIKKERHET

Denne bekreftelsen gjelder for: Heimevask

Adresse: Krags gate 12 B, 3616 Kongsberg

Det bekreftes med dette at denne virksomheten arbeider systematisk for å oppfylle kravene i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen og ved det tilfredsstille kravene i forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheten (Internkontrollforskriften)

Det bekreftes at virksomheten er lovlig organisert i henhold til gjeldende skatte- og arbeidsmiljøregelverk når det gjelder ansattes faglige og sosiale rettigheter.

Det aksepteres at oppdragsgiver etter anmodning vil bli gitt rett til gjennomgåelse og verifikasjon av virksomhetens system for ivaretakelse av helse, miljø og sikkerhet.

Sted:    Kongsberg                              Dato: 01.12.2022

Daglig leder                                       Anna Irene Vamre

(sign.)

Det bekreftes med dette at det er iverksatt systematiske tiltak for å oppfylle ovennevnte krav i helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen.

Sted:    Kongsberg                              Dato: 01.12.2022

Representant for de ansatte            Sophie Helene Dombrowski

 (sign.)